Langdock im Unternehmen einführen: Schritte, Dauer, Stolpersteine
Langdock führt ihr in drei Teilen ein: Plattform einrichten, Team befähigen, Regeln festlegen. Die Grundeinrichtung ist an einem Tag erledigt. Den Zeitplan bestimmen die Freigaben von IT, Datenschutz und Betriebsrat. Plant von der Entscheidung bis zum Schulungsstart vier bis acht Wochen ein. Wir haben Teams aus 26 Unternehmen auf Langdock geschult.
Wie läuft die Einführung von Langdock ab?
In acht Schritten, vom Vertrag bis zur KI-Richtlinie. Die ersten fünf Schritte sind technisch und gehen schnell, wenn die IT mitzieht. Schulung und Regeln laufen danach parallel.
| Schritt | Was passiert | Wer |
|---|---|---|
| 1. Vertrag | Lizenzen direkt bei Langdock. Eine Lizenz startet, wenn die Person ihre Einladung annimmt. | Geschäftsführung, Einkauf |
| 2. Datenschutz | Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Teil der Nutzungsbedingungen. Ihr ergänzt euer Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO). | Datenschutz |
| 3. Workspace | Name, Logo und eine Beschreibung des Unternehmens, die die KI als Hintergrundwissen nutzt. Dazu die Auswahl der Modelle. | Verwaltung |
| 4. Anbindung | Microsoft 365 braucht die Freigabe eurer IT. Google Workspace verbindet jede Person meist selbst. Anmeldung über das Firmenkonto (Single Sign-on) ist möglich. | IT |
| 5. Team einladen | Einzeln, per Liste oder automatisch aus eurem Benutzerverzeichnis (SCIM). Rollen: Mitglied, Editor, Admin. | Verwaltung |
| 6. Agenten | Fertige Agenten importieren oder selbst bauen und für alle oder für Gruppen freigeben. | Verwaltung, Fachbereiche |
| 7. Schulung | Sechs Wochen, drei Module, Praxisaufgaben an eigenen Aufgaben. | alle Nutzenden |
| 8. Regeln | KI-Richtlinie auf ein bis zwei Seiten, Abstimmung mit dem Betriebsrat. | Geschäftsführung, Betriebsrat |
Ein Tipp zu Schritt 2: Fragt euren Datenschutz konkret, ob ihr für einen bestimmten Zweck bestimmte Daten in Langdock verarbeiten dürft. Die pauschale Frage, ob ihr Langdock nutzen dürft, endet fast immer mit einem Nein. Mehr dazu in der Entscheidungshilfe zur KI-Plattform.
Welche Modelle solltet ihr freischalten?
Stellt die automatische Modellwahl als Standard ein. Schaltet dazu je Anbieter ein starkes Modell frei und die übrigen ab. Wollt ihr nur in der EU verarbeiten, schaltet ihr Modelle außerhalb der EU für den ganzen Workspace ab.
Zu viele Modelle verwirren. In der Praxis bleiben die meisten Nutzenden bei einem Lieblingsmodell. Prüft vor jeder Freischaltung die Angaben zum Datenschutz. Einige Modelle speichern Daten länger beim Anbieter. Solche Modelle schalten wir bei unseren Kunden nicht frei.
Wie bindet ihr Microsoft 365 und Google an?
Für Microsoft 365 erteilt eure IT einmal die Zustimmung als Administrator in Microsoft Entra. Danach verbindet jede Person ihr Postfach, ihren Kalender und ihre Dateien. Google Drive, Gmail und Google Kalender verbinden die Nutzenden meist ohne IT.
SharePoint lässt sich auf zwei Wegen anbinden. Die Live-Suche findet Dateien direkt in SharePoint. Die Synchronisierung übernimmt bis zu fünf Ordner je Agent oder Projekt und gleicht sie einmal am Tag ab. In beiden Fällen sieht jede Person nur, was sie in SharePoint sehen darf.
Eine direkte Anbindung an Postfächer über IMAP und SMTP hat Langdock nicht. Für diesen Fall haben wir die Langdock Mail Bridge gebaut.
Wie lange dauert die Einführung?
Plant von der Entscheidung bis zum Schulungsstart vier bis acht Wochen ein. Die Technik ist schnell eingerichtet. Länger dauern die Freigaben von IT, Datenschutz und Betriebsrat.
| Zeitraum | Was passiert (Beispielplan) |
|---|---|
| Woche 1 | Vertrag, Workspace, Modelle, Rollen für die Verwaltung |
| Woche 1 bis 3 | Anbindung an Microsoft 365 oder Google, Test mit einer kleinen Pilotgruppe |
| Woche 2 bis 6 | KI-Richtlinie und Abstimmung mit dem Betriebsrat |
| ab Woche 4 bis 8 | Start der Schulung, sechs Wochen |
Ein Beispiel aus einem unserer Projekte: Entscheidung für Langdock Ende Mai, Einrichtungstermin Mitte Juni, Schulungsstart Ende Juni. Das waren fünf Wochen.
Woran hakt es bei der Einführung?
Meist an Anmeldung und Rechten in Microsoft 365. Die KI selbst ist selten das Problem. Benennt für die ersten Wochen eine feste Ansprechperson in der IT.
| Stolperstein | Was hilft |
|---|---|
| Einladungen kommen nicht an, wenn die Anmeldung über das Firmenkonto (SAML) läuft | In den Workspace-Einstellungen „Externe Authentifizierung erlauben“ einschalten |
| SharePoint meldet „Genehmigung erforderlich“, obwohl die IT zugestimmt hat | Die Freigaben in Microsoft Entra gemeinsam mit der IT Punkt für Punkt prüfen |
| Der Teams-Bot erkennt Personen nicht | Prüfen, ob Anmeldename und E-Mail-Adresse in Microsoft übereinstimmen |
| Viele Abfragen zu Berechtigungen bei Teams, Planner und Outlook verunsichern | Vorab erklären, welche Rechte Langdock braucht und wofür |
| Teilnehmende haben zur ersten Schulung noch keinen Zugang | Zugänge eine Woche vor dem Start freischalten und testen |
| Vielnutzende erreichen ihr Nutzungslimit | Für sie eine Lizenz mit größerem Kontingent einplanen |
| Die Oberfläche ändert sich häufig | Anleitungen aktuell halten. Wir prüfen dafür laufend die Änderungsliste von Langdock. |
Braucht ihr eine KI-Richtlinie?
Ja, und zwar eine kurze. Höchstens zwei Seiten, sonst liest sie niemand. Sie regelt, was das Gesetz verlangt, was Verträge mit Dritten verlangen und was ihr selbst festlegt, etwa Zugang, erlaubte Werkzeuge und private Nutzung.
Schreibt die Richtlinie, wenn euer Team die ersten Wochen auf der Plattform gearbeitet hat. Dann beantwortet sie die Fragen, die wirklich auftauchen. Wer die Regeln vorher schreibt, muss sie sehr eng fassen.
Eine gute Richtlinie setzt auf eine allgemeine Regel und einen Weg zur Freigabe. Eine lange Verbotsliste veraltet schnell. Benennt eine zentrale Ansprechstelle. Und legt fest, dass die Person, die ein Ergebnis der KI verwendet, es auch prüft.
Gibt es einen Betriebsrat, redet er mit, weil Langdock die Nutzung erfassen kann (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Gebt Lern- und Nutzungsdaten nur zusammengefasst an die Führung weiter. Auswertungen zu einzelnen Personen sind mitbestimmungspflichtig. Klärt früh, ob eure bestehende IT-Betriebsvereinbarung Langdock abdeckt. Bei einem Interessenten verlangte der Betriebsrat eine eigene KI-Betriebsvereinbarung.
Wie bringt ihr das Team zur Nutzung?
Mit einer Schulung an den eigenen Aufgaben und persönlicher Rückmeldung. Unser AI Enablement auf Langdock dauert sechs Wochen: drei Module mit je einer Learning-Session und einer Fragestunde von 60 Minuten, dazu Praxisaufgaben mit Korrektur.
Nachfassen lohnt sich. In einer offenen Langdock-Kohorte hatten vor einer persönlichen Nachfrage 8 von 52 Teilnehmenden ihre erste Praxisaufgabe abgegeben. Vier Tage danach waren es 34.
Mehr zu Formaten und Dauer steht unter KI-Schulung für Mitarbeitende. Ob Langdock überhaupt die richtige Plattform ist, klärt die Entscheidungshilfe zur KI-Plattform.
Nächster Schritt
Ihr wollt Langdock einführen und fragt euch, wo ihr anfangt? Im Erstgespräch klären wir es in 30 Minuten, kostenfrei.
Erstgespräch vereinbarenStand Oktober 2026. Schritte, Dauer und Stolpersteine aus unseren Langdock-Projekten. Zahl der Unternehmen: unsere Auswertung der geschulten Langdock-Kunden, Stand Oktober 2026. Grünhage AI ist zertifizierter Partner von Langdock.
Technologie und Produkt bei Grünhage AI. Ex-Facebook, Ex-Snapchat. Über zehn Jahre digitale Produkte bei den großen Tech-Konzernen. Eigenes Compliance-Unternehmen aufgebaut.